Het koor draagt de naam Trajecti Voces en is opgericht te Utrecht op 5 maart 1989 als vereniging met rechtspersoonlijkheid. Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Functionaris gegevensbescherming
Trajecti Voces heeft geen vaste “functionaris gegevensbescherming”. Deze wordt binnen de vereniging door het bestuur benoemd. Gezien de aard, doelstelling en omvang van de vereniging kan de verwerking van persoonsgegevens bij Trajecti Voces als laag complex gezien worden.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Trajecti Voces verwerkt jouw persoonsgegevens digitaal voor haar leden- en financiële administratie. Daarnaast heeft Trajecti Voces ook een papieren administratie.
De gegevens zijn door jou zelf op vrijwillige basis aan Trajecti Voces verstrekt.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Voor ieder koorlid is op het afgeschermde gedeelte van de website een adressenlijst beschikbaar met daarop van alle koorleden vermeld:
Indien je voor de plaatsing van bovenstaande gegevens op de adressenlijst geen toestemming geeft, dan kun je dat kenbaar maken in de privacyverklaring ter afsluiting van dit document.
2.3 Gevoelige persoonsgegevens
Trajecti Voces verwerkt géén gevoelige persoonsgegevens zoals o.a. BSN, medische gegevens, ras, afkomst, religie, politieke- en seksuele voorkeuren.
Lichamelijke ongemakken van leden en/of medicijngebruik, waar tijdens de optredens en
uitvoeringen rekening mee gehouden moet worden zullen alleen bij het bestuur bekend zijn
en als vertrouwelijk worden behandeld. Deze gegevens zullen we alleen indien het lid dit zelf wenst bij het secretariaat bewaren.
2.4 Doelstelling verwerken persoonsgegevens
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken.
Trajecti Voces verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
De betreffende gegevens staan op de afgeschermde pagina van onze website.
3.1 Verzamelen gegevens website
De website van Trajecti Voces heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers.
Trajecti Voces gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.
3.2 Foto’s en filmmateriaal publieke optredens
Als er tijdens optredens foto´s, video- en/of CD-opnames gemaakt worden kunnen de leden zich
niet beroepen op hun portretrecht indien deze gepubliceerd worden als promotie.
Tevens kan het door derden en eigen mensen maken van foto’s en dit plaatsen op de eigen
website (of die van het koor) of social media niet gezien worden als een inbreuk op de privacy.
Dit hoort bij het lidmaatschap van een openbaar optredend koor.
3.3 Foto’s besloten optredens
Foto’s en video-opnames van besloten optredens en besloten verenigingsavonden worden in beginsel uitsluitend geplaats op het afgeschermde gedeelte van de website. Alleen indien geen van de leden heeft aangegeven daar bezwaar tegen te hebben kunnen deze foto’s en video-opnames op het openbare gedeelte van de website en/of social mediapagina’s van Trajecti Voces worden geplaatst voor promotiedoeleinden.
4 Bewaartermijn
Trajecti Voces bewaart de bij ons bekende persoonsgegevens van jou niet langer dan strikt nodig is.
De bewaartermijn voor jouw persoonsgegevens is gedurende jouw lidmaatschap tot maximaal een jaar na het beëindigen van het lidmaatschap of anders gedurende de uiterlijke termijn welke van rechts- en overheidswege is bepaald in het kader van controle en toezicht op de financiële administratie van het koor. Nadat de bewaartermijn is verstreken worden jouw gegevens verwijderd.
5 Delen van persoonsgegevens met derden
Trajecti Voces deelt jouw gegevens niet met- of verkoopt deze niet aan derden. Trajecti Voces
blijft verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens.
6 Gegevens inzien, aanpassen of (laten) verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de (niet noodzakelijke) gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de wijze van verwerking van jouw persoonsgegevens door Trajecti Voces.
7 Verzoek tot inzage, correctie, verwijdering
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of een verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens schriftelijk indienen bij het bestuur van de vereniging. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek deze mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, de strook met nummers onderaan het paspoort, paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.
8 Klachten
Trajecti Voces wijst je er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de
nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
9 Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Trajecti Voces neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur via de daartoe geëigende wegen binnen het koor.